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电子文件的特点及管理/于泽昕

时间:2024-07-03 18:54:52 来源: 法律资料网 作者:法律资料网 阅读:9485
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电子文件的特点及管理

于泽昕


  随着我国信息技术的迅猛发展,计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面,产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点,使得无纸化办公成为现实,这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐,做到与时俱进不断创新发展,已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。

一、电子文件的特点

  1、操作方便,简单易行,自动分类组合,便于管理。传统的档案管理模式是,档案由文书处理部门立卷,档案业务部门接收,文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索,需要整理清楚,分类精细,将每份文件归人相应的类别和合适的案卷,便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中,文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统,电子文件一旦形成,可以马上储存,随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理,按档案部门归档,也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门,档案部门再根据归档的要求,及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来,转化为电子档案。

  2、容量大,何种小,节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管,而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上,它可以大大节省档案装具和库房空间,降低保管成本。

  3、检索快捷,提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案,必须到档案室或档案馆办理借阅手续,借阅后如需复制档案,还需办理审批手续。在办公造化系统中,储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的,用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息,并可方便地复制存储方便快捷。

二、电子文件对档案管理的影响

  电子文件能在通信网络上迅速地进行传递;它的利用不受时间和距离的影响,可共享,但它不再具有纸质文件的直观性,需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理,并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高,使其在诸多方面对档案管理产生了影响。

  1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘,并可在磁盘上进行修改加工,一旦贮入办公信息数据之中,即由档案、技术人员所共享,这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生,随时更改,归档时,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

  2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性,档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中,文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化,电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合,不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

  3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大,电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和将会不断地修改和补充,故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证,其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

  1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁,光盘是利用激光进行信息存取的,它由盘基、记录介质和保护层等部分组成,而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

  2、建立电子档案。目前,正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期,认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行,要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,从保护电子文件的原始信息入手,通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。

  3、提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代,档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构,既要具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法,又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等,努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。

国家税务总局直属事业单位财务管理若干规定

国家税务总局


国家税务总局关于印发《国家税务总局直属事业单位财务管理若干规定》的通知

国税发[2002]136号
国家税务总局
2002-10-23


中国税务报社、中国税务出版社、中国税务杂志社、中国税务学会、中国税务咨询协会、中国国际税收研究会、税收科学研究所、机关服务中心、注册税务师管理中心、扬州税务进修学院:

现将《国家税务总局直属事业单位财务管理若干规定》印发给你们,请遵照执行。执行中有什么问题,请及时上报。

国家税务总局直属事业单位财务管理若干规定

一、为规范国家税务总局直属事业单位(以下简称总局直属事业单位)的财务行为,加强财务管理,提高资金使用效率,促进事业单位的健康发展,根据财政部颁发的《事业单位财务规则》以及国家有关财务会计制度,结合总局直属事业单位的实际情况,制定本规定。
二、本规定适用于财务独立核算的总局直属事业单位。
三、总局直属事业单位在财务管理工作中,要严格贯彻执行国家有关方针、政策、遵守财务制度和财经纪律;合理编制单位预算,真实反映单位财务状况;依法取得收入,努力节约支出,降低成本费用,提高资金使用效率;正确安排和使用各项资金,增强单位经费自给能力;建立健全财务制度,加强财务监督、检查;加强国有资产管理,防止国有资产流失;开展财务分析,促进事业发展。
四、国家税务总局财务管理司负责总局直属事业单位的财务管理工作。总局直属事业单位的财务活动在本单位负责人的领导下,由单位财务部门统一管理。
五、总局直属事业单位应单独设置财务机构或配备专职(兼职)的财务人员。财务人员应遵守职业道德、廉洁奉公,并持有会计从业资格证书。财务人员分工要遵循会计和出纳分设、支票和印章分管、钱和物分管、职责和权限明确且相互制约的原则。
六、按经营性质和执行会计制度的不同,总局直属事业单位分为两类。
第一类 执行事业单位会计制度的事业单位:
(一)税收科学研究所、注册税务师管理中心、中国税务学会、中国国际税收研究会、中国税务咨询协会(以下简称“三会”)执行《事业单位会计制度》、《事业单位会计准则(试行)》。
(二)扬州税务进修学院执行《高等学校会计制度》、《高等学校财务制度》。
(三)总局机关服务中心执行国务院机关事务管理局制定的《中央机关后勤事业单位会计制度》和《中央机关后勤事业单位财务制度》。
第二类 执行企业会计制度的事业单位:
中国税务报社、中国税务出版社、中国税务杂志社(以下简称“三社”)执行《企业会计制度》和《电影、新闻出版企业财务制度》。
总局各直属事业单位的下属单位根据其不同经营性质执行不同的财务和会计制度。
七、执行事业单位会计制度的事业单位预算及收支管理。
(一)预算是指事业单位根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划,由收入预算和支出预算组成。
(二)执行事业单位会计制度的事业单位实行核定收支、定额或定项补助、超支不补、结余留用的预算管理办法。
1.事业单位要将全部收入包括财政补助和各项非财政补助收入与支出统一编制预算,报上级主管部门核定。
2.对非财政补助收入不能满足支出的事业单位实行定额或定项补助。定额补助根据事业单位收支情况,按国家确定的行政事业单位开支标准,确定一个总的补助数额;定项补助根据事业单位收支情况,对事业单位某项支出进行补助,如对单位工资性支出予以补助,或补助大型修缮和设备购置等。
3.对于有稳定的经常性收入,能够正常地实现以收抵支的事业单位,定额或定项补助可以为零。
4.事业单位预算在经上级主管部门核定后,严格按预算执行,单位自求平衡,超支不补、结余留用。除特殊因素外,上级主管部门不再追加经费。
5.对非财政补助收入大于支出较多的事业单位,可实行收入上缴的办法。
(三)预算的编制程序。各事业单位应根据年度事业计划,编制预算指标建议数。经本单位领导审核后报总局核定,由总局下达预算控制指标数。各事业单位根据总局下达的预算控制指标数和有关编制预算的要求,编制正式预算,报总局审核批准后,由各事业单位财务部门据以执行。
各事业单位的下属单位(总局机关服务中心下属金三环宾馆、烟台培训中心、北戴河培训中心等)也按本条规定的预算编制程序执行,并将单位预算一并报总局批准。
(四)预算执行。各事业单位编报的预算,一经总局批准,即成为预算执行的依据。除上级下达的事业计划、工作任务有大的调整,或国家政策、机构、人员发生大的变化,对预算影响较大,需报请上级主管部门核准外,一般不予调整。
(五)各事业单位要建立健全各项支出管理制度,严格审批手续。各项支出要按批准的预算和规定的开支范围、标准执行。
(六)各事业单位发给职工的工资、津贴、补贴、各种福利待遇,按国家行政事业单位规定的标准执行,不得自行规定。
八、执行企业会计制度的事业单位预算及收支管理。
(一)“三社”实行自收自支、自负盈亏、按比例(或定额)上缴费用的预算管理办法。上缴费用的方式和数额由总局另行规定。
(二)“三社”应将年度财务收支计划于当年1月底以前报总局备案。在年度内需要购置房屋及建筑物、汽车两类固定资产的,应单独报总局审批。年度财务收支计划的内容包括:期刊杂志、报纸、图书出版物的销售数量和销售收入,其它收入、成本费用开支、利润总额、应缴各项税金及附加、资产、负债和所有者权益等。
(三)在年度财务计划执行过程中,因国家政策、经营情况或机构、人员情况发生变化,财务收支计划调整较大的,应通报总局。
(四)“三社”应在国家法律、法规和规章允许的范围内,积极、合理地组织收入,正确划分各项收入,依法缴纳各种税费。
(五)“三社”可实行在工资总额控制下的绩效挂钩办法,具体办法由总局另行制定。
九、结余和利润分配。
(一)执行事业单位会计制度单位的结余分配。
1.结余是指事业单位年度各项收入和支出相抵后的余额。
2.各事业单位按不超过结余的40%提取职工福利基金,剩余部分转入事业基金,不再提取职工奖励基金等其他各项基金;事业基金用于弥补以后年度单位收支差额,或根据事业发展需要集中或调剂使用;专项基金结存不参与结余分配,报上一级主管部门批准后可结转下年继续使用;其他基金的提取比例和管理办法,国家有统一规定的,按照统一规定执行,没有统一规定的,一律上报总局财务司核定。
(二)“三社”按《电影、新闻出版企业财务制度》第六十七条的规定,进行利润分配。
十、资产管理。
(一)资产包括流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。
(二)总局直属事业单位应当建立健全现金及各种存款的内部管理制度;对应收及暂付款项应当及时清理结算,不得长期挂账,对确实无法收回的应收及暂付款项,要查明原因,分清责任,按有关财务制度的规定进行核销,核销后报总局财务司备案。
(三)总局直属事业单位必须按照财政部及国家有关银行账户管理的规定开设银行账户。单位财务部门统一开立账户,单位内部的非财务部门不得开设账户。
(四)总局直属事业单位应按照《国家税务总局系统固定资产管理办法》及国家有关规定进行固定资产管理。
1.年度内需要购置的固定资产,应编入年度预算报总局批准(“三社”按本规定第八条第二款相关内容执行)。
2.根据《国家税务总局机关政府采购办法》的规定,属政府采购范围的项目,必须按规定进行招标采购。
3.根据《国务院机关事务管理局关于印发〈中央国家机关国有资产处置管理暂行办法〉的通知》([98]国管财字第20号)的有关规定,总局直属事业单位(包括总局机关服务中心下属金三环宾馆、烟台培训中心、北戴河培训中心)处置单位价值原值十万元以上和一次性处置价值原值二十万元以上的固定资产,报总局财务司审核并经其主管局领导批准后,按国家及总局有关固定资产的管理规定进行处置。年终时应将本年固定资产处置结果汇总报总局财务司备案。
(五)总局直属事业单位超过一年(含一年)或不超过一年但投资额在100万元以上(含100万元)的对外投资,报本单位主管局领导批准,并报总局财务司备案;不超过一年且投资额在100万元以下的对外投资,报总局财务司备案。
(六)各事业单位不得对外借出款项和提供资产担保,如确有必要,必须经其主管局领导审批。
十一、负债管理。
(一)执行事业单位会计制度单位的负债包括:借入款项、各种应付账款、预收账款、各种应缴款项等。其中,各事业单位的“借入款项”应符合国家有关规定,办理借款之前报总局财务司审核并经其主管局领导批准。
(二)执行企业会计制度的“三社”按有关企业财务、会计制度的规定,做好流动负债和长期负债的财务管理。凡向银行申请贷款500万元以上的(含500万元),“三社”应报其主管局领导批准。
(三)总局直属事业单位要严格控制负债规模,对不同性质的负债分别管理,及时组织清理,保证在规定的期限内进行偿还、缴纳,不得长期挂账。
十二、财务清算。
(一)总局直属事业单位发生划转撤并时,应当进行财务清算。
(二)总局直属事业单位进行财务清算,应当成立财务清算机构,在上级主管部门和有关部门的监督指导下,按有关划转撤并财务清算的规定,对单位的财产、债权、债务等进行全面清理,编制财产目录和债权、债务清单,提出财产作价依据和债权、债务处理方法,报总局主管部门核准后处理。
(三)财务清算工作中要做好国有资产的移交、接收、划转和管理工作,防止国有资产流失,并妥善处理各项遗留问题。
十三、总局各直属事业单位发生变更工商登记或社团法人登记的,必须在有关部门批准之日起的30天内,报总局财务司备案。
十四、财务会计报告和财务分析。
(一)财务会计报告是反映单位一定时期财务状况和经营成果的总结性书面文件。其中,执行事业单位会计制度单位的财务会计报告主要包括资产负债表、收支情况表、会计报表附注和财务情况说明书等;执行企业会计制度单位的财务会计报告主要包括资产负债表、利润表、现金流量表、会计报表附注和财务情况说明书等。
(二)总局各直属事业单位按总局预算管理级次,逐级上报年度财务会计报告。二级会计单位的年度财务会计报告报总局财务司;基层会计单位年度财务报告报上一级主管部门,并抄送总局财务司,其中,执行企业会计制度单位的财务会计报告,在报送上级主管部门以前,应由中介机构进行审计,并附中介机构审计报告。
(三)总局各直属事业单位的年度财务会计报告应按财政部决算通知规定及主管部门要求的格式和期限报出。
(四)总局各直属事业单位应在年度财务会计报告中,对本单位的财务状况进行财务分析。其中,执行事业单位会计制度单位的财务分析指标包括:经费自给率、人员支出比率、公用支出比率、资产负债率等;执行企业会计制度的单位应按企业财务分析的方法,如趋势分析法、比率分析法和因素分析法等,对本单位财务状况和经营成果进行分析。
十五、总局直属事业单位应按照《会计电算化工作规范》和《会计电算化管理办法》的规定,实施会计电算化管理。
十六、财务监督。
(一)总局根据国家有关法律、法规和财务规章制度以及《国家税务总局系统内部财务审计办法(试行)》等有关规定,对总局直属事业单位(含下属单位)的财务活动进行内部财务审计和监督。
(二)总局直属事业单位应建立健全内部控制制度,加强会计监督,提高会计信息质量,定期开展对本单位内部及下属单位的内部财务审计和检查。
十七、总局直属事业单位基本建设投资的财务管理,按照国家及国家税务总局有关规定办理。
十八、总局直属事业单位可根据本规定的原则,制定下属单位的财务管理规定,并报总局财务司备案。
十九、本规定自2003年1月1日起执行。




共青团中央办公厅关于转发《“青年志愿者行动与群众性精神文明创建活动”座谈会纪要》的通知

共青团中央办公厅


共青团中央办公厅关于转发《“青年志愿者行动与群众性精神文明创建活动”座谈会纪要》的通知

(一九九七年三月二十七日)



共青团各省、自治区、直辖市委,全国铁道团委,全国民航团委,中直机关团工委,中央国家机关团工委:

  为进一步贯彻落实党的十四届六中全会和团的十三届五中全会精神,团中央于今年3月4日-7日召开了“青年志愿者行动与群众性精神文明创建活动”座谈会。部分城市的党政领导同志和团干部交流了围绕党政工作大局开展城市青年志愿服务的经验和做法,现场观摩了张家港把青年志愿者行动纳入群众性精神文明创建活动,开展城市公益服务的情况。会议明确提出要以提高市民素质和城市文明程度为目标,紧紧围绕实现优美环境、优良秩序、优质服务,扎实开展青年志愿者城市公益服务,进一步把青年志愿者行动纳入党和政府的精神文明创建活动规划,必将对青年志愿者行动的深化发展起到重要指导作用。经团中央书记处同意,现将这次会议的纪要转发你们,请各地认真领会,并结合实际贯彻落实,扎实搞好下一步工作。

 
 





“青年志愿者行动与群众性精神
文明创建活动”座谈会纪要



  1997年3月4日──7日团中央在北京、张家港召开了部分城市团委负责同志参加的“青年志愿者行动与群众性精神文明创建活动”座谈会。会议听取了中宣部领导同志和团中央书记处常务书记刘鹏同志的重要讲话,团中央书记处书记姜大明同志、周强同志分别主持会议。姜大明同志在会议结束时作了总结讲话。会议期间,北京、济南、唐山、张家港等市的党委负责同志介绍了他们充分发挥青年志愿者行动在创建文明城市活动中的经验。北京、上海、深圳、唐山、张家港等城市团委负责同志交流了围绕创建文明城市,深化青年志愿者行动的经验。与会同志还现场观摩了江苏省张家港市把青年志愿者行动纳入群众性精神文明创建活动,全面推进城市公益服务的情况。会议强调,围绕创建文明城市扎实推进城市公益服务,是贯彻落实党的十四届六中全会和团的十三届五中全会精神,把青年志愿者行动和群众性精神文明创建活动更加紧密地结合起来,促进青年志愿者行动实现新的发展目标的重要举措,各地要加大工作力度,切实推动城市公益服务在今年取得突破性进展。

  一、把青年志愿者行动和群众性精神文明创建活动更加紧密地结合起来,努力使青年志愿者行动纳入群众性精神文明创建活动中。

  会议指出,把青年志愿者行动和群众性精神文明创建活动更加紧密地结合起来,是进一步深化青年志愿者行动的需要,也是广泛开展群众性精神文明创建活动的必然要求。当前,青年志愿者行动的深化和发展面临不可多得的良好时机和有利环境。全团上下要以更加饱满的热情和扎实的工作作风,实现青年志愿者行动新的发展目标,在经济和社会协调发展特别是群众性社会主义精神文明建设中发挥更大的作用。

  三年多来,不少城市的团组织和青年志愿者组织在党委政府的支持下,充分发挥广大青年志愿者在文明城市创建活动中的重要作用,努力将青年志愿者行动纳入精神文明建设的工作大局,取得了一定的成效。张家港市青年志愿者围绕创建文明城市开展的社区服务、卫生监督、植绿护绿、文明值周、志愿献血等公益性志愿服务与党委、政府的相关政策接轨,同基层的规章配套,使志愿服务逐步成为一种社会行为。建立服务站、服务队,开展“一助一”社区服务,被市委、市政府列入文明小区创建的八条标准之一,并被纳入《张家港市创建文明城市竞赛活动考核细则》。该市“青年文明标兵户”评选规定,只有参加60小时以上志愿服务的家庭才能有资格申报,评上的享受子女免费读书至初中等奖励。该市的青年志愿者行动初步形成了党政领导亲自抓、职能部门共同抓、共青团组织具体抓的良好局面。济南市把青年志愿者行动写入了《济南市精神文明建设“九五”规划》,并且以此作为市委、市政府的工作目标之一,作为评选文明单位、文明小区的重要条件。在这些城市,青年志愿者行动不仅仅被写入当地的精神文明建设规划,而且较好地体现在党政部门的工作目标和工作内容之中,逐步形成了党政部门支持青年志愿者行动发展的政策措施和工作运行机制。会议要求,各地要总结推广这些城市的经验和做法,更加自觉地坚持为改革、发展、稳定大局服务,为人民群众生产生活的基本需求服务的方向,充分发挥青年志愿者行动在群众性精神文明创建活动中的特有作用。中宣部领导同志在座谈会上明确要求,各级党委和社会各界都要进一步重视和支持青年志愿者行动,将青年志愿者行动纳入当地精神文明建设总体规划和创建文明城市、文明村镇、文明行业的目标管理,努力形成各级党委和共青团组织齐抓共管的良好局面。

  二、围绕创建文明城市扎实推进青年志愿者城市公益服务,是当前和今后一个时期青年志愿者行动的工作重点。

  会议强调,全团要从战略上充分认识城市公益服务在青年志愿者行动整体发展中的重要地位和作用。城市是志愿服务的发源地和重要舞台,具有志愿服务赖以生存和发展的丰富资源和良好环境。无论是要实现建立有中国特色青年志愿服务体系的发展目标,还是做好城市公益服务和农村扶贫开发这两项重点工作,都依赖于城市青年志愿服务事业的充分发展。三年多来,各地在开展城市公益服务方面创造了许多好的经验,把城市的青年志愿者工作作为一个有机整体加以部署和推进的时机已经成熟。

  会议提出,城市公益服务,要以提高市民素质和城市文明程度为目标,以服务城市人民群众的公共利益和公共需要为主要内容,以社区服务为重点,以青年志愿服务站、服务基地为依托,以开展“一助一”长期服务和面向公众的志愿服务为基本形式,在城市中形成广大青年参与的网络健全、运转自如的工作机制,争取更多的政策支持和法律保障,并力争纳入文明城市创建活动的总体格局。

  会议指出,各地在大力推进城市公益服务时,要明确城市公益服务的工作重点,在城市公益服务的主要方面有所突破。一是坚持不懈地抓好以“一助一”长期结对服务为主要内容的社区服务。要积极引导基层立足社区,依托青年志愿服务站等开展“一助一”服务,并注重吸引社区内各行各业有专业特长的青年为群众提供力所能及的技能型服务。要不断提高“一助一”长期结对服务的质量。到今年底,城市“一助一”结对服务数要新增加20万对。二是大力推进面向公众的公益性志愿服务。要紧紧围绕优美环境、优良秩序和优质服务的要求,认真研究社会需求,组织和动员广大青年开展环境保护、植绿护绿、美化环境、交通管理、社会治安、大型活动、志愿讲解、治理“脏、乱、差”等方面的志愿服务。各城市要坚持“整体推进,突出重点”的方针,结合实际确定一至两个重点公益性项目,逐步形成本地区城市公益服务的特色。要在街道社区普遍建立青年志愿服务站,在敬老院、儿童福利院、博物馆、城市绿地、交通要道、旅游景点等服务需求相对集中的场所普遍建立青年志愿服务基地。到今年底,直辖市、省会城市和副省级城市50%的街道社区要建立服务站,每个城市至少要建立20个服务基地。要继续倡导青年志愿者每人每年至少参加48小时志愿服务,加强对青年志愿者队伍的管理,从招募、登记注册、持证上岗、服务记录到表彰奖励等方面逐步建立一整套规范的管理制度,努力形成城市公益服务的骨干队伍。

  会议要求,城市公益服务要在今年“五·四”形成高潮,尤其是在普遍建立青年志愿服务基地方面有新的突破。